UPDATION OF LEAVE IN SPARK

UPDATION OF LEAVE IN SPARK

How to Update leave Account, Leave History, Surrender in Spark

സ്പാർക്കിൽ പലർക്കും ലീവ് അക്കൗണ്ട് അപ്‌ഡേഷൻ  നടത്തുന്നതിന് ബുദ്ധിമുട്ടു ഉണ്ടാകാറുണ്ട് .ഒരു തവണ തെറ്റായി  എന്റർ ചെയ്യതാൽ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാൻ ഓപ്ഷൻ ഇല്ല എന്ന് ഉള്ളതാണ് ഒരു പ്രധാന കാരണം .നമുക്ക് ഇതിനെ കുറിച്ച് ഒന്ന് വിശദമായി നോക്കാം .സർക്കാർ ജീവനക്കാര്ക്ക് അനുവദനീയമായ  ഒരു പാട് തരം ലീവുകൾ ലീവുകൾ ഉണ്ടെന്നു നമുക്ക് അറിയാം .പക്ഷെ ലീവ് അക്കൗണ്ട് സൂക്ഷിക്കുന്നത് രണ്ടു തരം ലീവുകൾ ആണ് . അക്കൗണ്ടിൽ ലീവ് ക്രെഡിറ്റ് ആകുന്നത് നമ്മുടെ ഡ്യൂട്ടി കണക്കാക്കിയാണ് ..അതിന് കുറെ റൂൾസ് ഉണ്ടന്നും നമുക്ക് അറിയാം .അതിലേക്കു ഒന്നും ഞാൻ പോകുന്നില്ല .ലീവ് അക്കൗണ്ടിൽ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യണ്ട രണ്ടു തരം ലീവ് എന്താണ് എന്ന് നോക്കാം

.1,  Earned leave അഥവാ ആർജ്ജിതാവധി,2,  Half Pay Leave അഥവാ അർധവേതനാവധി -ഇതിൽ Half Pay Leave നു ഒരു അക്കൗണ്ട് മാത്രമാണ് സൂഷിക്കുന്നത് എങ്കിലും ഈ പേരിൽ തന്നെ ഉണ്ട് ‘അര” ലീവ് എന്ന് .പകുതി ശമ്പളത്തോടു കുടി ഉള്ള ലീവ് .നമുക്ക് ഇതിനെ ഫുൾ ലീവ് ആക്കി മാറ്റാം.അങ്ങനെ എടുക്കുന്ന ലീവ് ആണ് Commuted Leave അഥവാ പരിവർത്തിതാവധി.ഗസ്റ്റെഡ് ജീവനക്കാരുടെ കാര്യത്തിൽ എ ജി യാണ് ലീവ് അക്കൗണ്ട് സൂഷിക്കുന്നതും സ്പാർക്കിൽ അവ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നതും.

GO (P ) No 3 / 2016 fin dated 13 / 01 / 2016  പ്രകാരം ഗസ്റ്റെഡ്  ഓഫീസർ മാർക്ക് 21 days വരെ ലീവ് എടുത്താൽ എ ജി യുടെ സ്ലിപ് ഇല്ലാതെ തന്നെ സാലറി പ്രോസസ്സ് ചെയാം എന്ന് ഉത്തവായിട്ടുണ്ട്.ഉത്തരവിനായി ഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയുക . പക്ഷെ എ ജി യുടെ സ്ലിപ് ആവശ്യം ഇല്ലാത്തതിനാൽ പലരും ലീവ് എൻട്രി നടത്താതെ ആണ് സാലറി പ്രോസസ്സ് ചെയുന്നത് .അങ്ങനെ ഒരു കാരണവശാലും ചെയ്യാൻ ശ്രമിക്കരുത് .കാരണം ഈ സാലറി മാറിട്ടുണ്ടാകും .പിന്നീട്  സ്ലിപ് എ ജി അപ്ഡേറ്റ് ചെയുമ്പോൾ അടുത്ത മാസത്തെ  സാലറി പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാൻ പറ്റാത്തകയും ചെയ്യും.എ ജി  സ്ലിപ് വാലിഡേറ്റ് ചെയിതിട്ടില്ല എന്നായിരിക്കും മെസ്സേജ് .ലീവ് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്‍തത് കൊണ്ടാണ് അങ്ങനെ വരുന്നത് .

.ഈ ലീവുകളെ കുറിച്ച്  ഒരു ചെറിയ നോട്ട് കുടി ഇതോടപ്പം ചേർക്കുന്നു

Earned Leave അഥവാ ആർജ്ജിതാവധി:സർവ്വീസിൽ ജോയിൻ ചെയ്യുന്ന ആദ്യവർഷം 22 പ്രവൃത്തി  ദിവസത്തിന് ഒന്ന് എന്ന കണക്കിൽ  ഈ അവധി ലഭിക്കുന്നു.രണ്ടാമത്തെ വർഷം മുതൽ 11 പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിന് ഒന്ന് എന്ന കണക്കിൽ ലഭിക്കുന്നു. സർവ്വീസിൽ കയറി മൂന്നു വർഷം പൂർത്തിയാവുമ്പോൾ  ആദ്യവർഷം 22 ന് ഒന്ന് എന്ന നിരക്കിൽ നൽകിയതുംകൂടി  11 ന് ഒന്ന് എന്ന നിരക്കിലാക്കി മുൻകാല പ്രാബല്യത്തോടെ ലീവ് അക്കൗണ്ടിൽ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യും.  ഏൺഡ് ലീവ് എടുക്കുന്നതിന് സർവ്വീസിൽ കയറി നിശ്ചിതനാൾ പൂർത്തീകരിച്ചിരിക്കണം എന്ന് വ്യവസ്ഥയില്ല.  എപ്പോ വേണമെന്കിലും അക്കൗണ്ടിൽ ഉള്ളത് എടുക്കാവുന്നതാണ്.   ഒരു സമയം തുടർച്ചയായി എടുക്കാവുന്ന പരാമാവധി earned ലീവുകൾ 180 ആണ്.  സഫിക്സോ പ്രിഫിക്സോ ഉണ്ടെങ്കിൽ അതും ഉൾപ്പെടെ പരാമാവധി 180 ലീവുകളെ പാടുള്ളൂ..  എന്നാൽ വിരമിക്കുന്നതിനു മുന്നോടിയായി ലീവ് എടുക്കുമ്പോൾ ഇത് പരാമാവധി 300 വരെ ആകാം.ഒരു സാമ്പത്തിക വർഷത്തിൽ ഒരു പ്രാവശ്യം  പരമാവധി 30 ഏൺഡ് ലീവ്  സറണ്ടർ ചെയ്ത് പണം വാങ്ങാവുന്നതാണ്.പ്രൊബേഷൻ കാലത്ത് ഏൺഡ് ലീവെടുത്താൽ അത്രയും നാൾ പ്രൊബേഷൻ നീണ്ടുപോകും

Half Pay Leave അഥവാ അർധവേതനാവധി: ഇത് വർഷത്തിൽ 20 ദിവസമാണ് ലഭിക്കുക . സർവ്വീസിൽ കയറി ഓരോ പൂർത്തീകരിച്ച  വർഷത്തിനും 20 എന്ന കണക്കിലാണ് അക്കൗണ്ടിൽ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുക. ഒന്നര വർഷം ആയെന്നു കരുതി 30 കിട്ടില്ല.  പൂർത്തീകരിച്ച വർഷങ്ങൾക്കു മാത്രമേ leave കണക്കാക്കൂ  എന്നർത്ഥം..പ്രസവാവധി,   ഉൾപ്പെടെയുള്ള  എല്ലാ അവധികളും ഹാഫ് പേ ലീവ് കണക്കാക്കാൻ പരിഗണിക്കും.   എന്നാൽ വിദേശത്ത് ജോലി ചെയ്യാനോ  വിദേശത്തുള്ള ജീവിതപങ്കാളിയോടൊപ്പം താമസിക്കാനോ പഠനാവശ്യങ്ങൾക്കോ എടുക്കുന്ന ശൂന്യവേതനവധിക്കാലം  ( LWA as per KSR aapendix 12 A,  12B,  and 12C ) Half Pay Leave കണക്കാക്കുന്നതിന് പരിഗണിക്കില്ല.   സർവ്വീസിൽ കയറി ഒരു വർഷം പൂർത്തിയായാലേ half pay leave എടുക്കാൻ കഴിയൂ.  ഇത് പ്രൊബേഷന് പരിഗണിക്കാത്ത തരം അവധിയാണ്.   ഒരു സമയം തുടർച്ചയായി എടുക്കാവുന്ന half pay ലീവുകളുടെ എണ്ണം പരാമാവധി ഇത്ര എന്ന് നിയന്ത്രണം ഇല്ല.  അതുകൊണ്ട് ക്രെഡിറ്റിൽ ബാക്കിയുള്ള ലീവ് എത്രവേണേലും തുടർച്ചയായി എടുക്കാം.

രണ്ട്  ഹാഫ് പേ ലീവുകൾ  commute ചെയ്ത്  ഒരു ഫുൾപേ ലീവ് ആക്കി  എടുക്കുന്നതിനെയാണ് commuted leave എന്ന് പറയുന്നത്.  ഇത്തരത്തിൽ ലീവ് അക്കൗണ്ടിൽ ബാക്കിയുള്ള എത്ര ഹാഫ് പേ ലീവ് വേണമെന്കിലും കമ്മ്യൂട്ട് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.  കമ്മ്യൂട്ടഡ് ലീവിന് ഏർൺഡ് ലീവ് പോലെ തന്നെ മുഴുവൻ ശമ്പളവും ലഭിക്കും. എന്നാൽ ലീവ് കമ്മ്യൂട്ട് ചെയ്യണമെന്കിൽ സർവ്വീസിൽ കയറി മൂന്ന് വർഷം പൂർത്തിയാക്കിയിരിക്കണം എന്ന് വ്യവസ്ഥയുണ്ട്. ഈ ലീവും പ്രൊബേഷന് യോഗ്യകാലമല്ല.

ഇപ്പോൾ ലീവ് അക്കൗണ്ട് കളെ കുറിച്ച്  ഒരു ചെറിയ ഐഡിയ കിട്ടിയിട്ടുണ്ടാകും എന്ന് കരുതുന്നു . Earned leave അഥവാ ആർജ്ജിതാവധി  സറണ്ടർ ചെയ്യണമെങ്കിലും ,Half Pay Leave അഥവാ അർധവേതനാവധി എന്നിവ ക്ലെയിം ചെയ്യണമെങ്കിൽ ക്രെഡിറ്റിൽ ലീവ് ഉണ്ടെങ്കിൽ മാത്രമേ  പറ്റു.നമ്മൾ സർവീസ് ബുക്കിൽ ലീവ് അക്കൗണ്ട് പേജിൽ   കറക്റ്റ് ആയി രേഖപ്പെടുത്തി യിട്ടുണ്ട്‌ .ഇതു നമ്മുടെ സ്പാർക്കിലും കൊണ്ട് വരണം .അത് എങ്ങനെ എന്ന് നോക്കാം .അതിനായി ആദ്യം സ്പാർക്ക് ലോഗിൻ ചെയുക .

Service Matters

Leave/COff/OD Processing-Leave Accountഈ ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക്ക് ചെയുക .താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഉള്ള ഒരു പേജിൽ ലേക്കാണ് പോകുന്നത്

ഇവിടെ ഈ പേജിൽ കുറച്ചു കാര്യങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കാൻ ഉണ്ട് .താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ കുറെ ഓപ്ഷൻ കാണാം അത് ഫിൽ ചെയ്യണം .എങ്ങനെ എന്ന് നോക്കാം.(നോട്ട് .ഗെസ്റ്റെഡ് ഓഫീസർ മാരുടെ ലീവ് അക്കൗണ്ട് AG ആണ് അപ്ഡേറ്റ് ചെയുന്നത് .)

Department സെലക്ട് ചെയുക

Office           സെലക്ട് ചെയുക

Employee          സെലക്ട് ചെയുക

ഈ മുന്ന് ഓപ്ഷനുകളുടെ താഴെ ആയി

Select Leave Type   EL           HPL  എന്നും കാണാം . ഇതിൽ  ഏതു ലീവ് ആണ് നമ്മൾ സർവീസ് ബുക്കുമായി ലീവ് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാൻ പോകുന്നത് എന്നുള്ളത് ഓപ്ഷനുകളോട് ചേർന്ന് കാണുന്ന ചെറിയ റൗണ്ടിൽ ക്ലിക്ക് ചെയുക .ആ ഓപ്ഷൻ സെലക്ട് ആകും..വലതു സൈഡിൽ ആയി നാലു ഓപ്ഷൻ കുടി കാണാം .അത് കുടി നമുക്ക് ഒന്ന് പരിചയപ്പെടാം

Enter Opening Balance ഈ ഓപ്ഷൻ  കൊണ്ട്  ഉദേശിക്കുന്നത് കുറെ ഏറെ നാൾ സർവീസ് ഉള്ള ഒരാൾക്ക് നാൾ ഇതുവരെ സ്പാർക്കിൽ  ലീവ് അക്കൗണ്ട് അപ്ഡേറ്റ് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്തില്ല എങ്കിൽ ഈ ഓപ്ഷൻ തെരഞ്ഞു എടുക്കാം .അപ്പോൾ താഴെ ആയി ഇങനെ ഒരു ഓപ്ഷൻ വരുന്നത് കാണാം .

അവിടെ As on date,No. of days എന്നിങ്ങനെ രണ്ടു ഓപ്ഷൻ കാണാം ശ്രദ്ധിക്കുക നമ്മൾ ഇവിടെ കൊടുക്കാൻ പോകുന്നത് സർവീസ് ബുക്കിലെ ക്ലോസിങ് ബാലൻസ് ആണ് ഓപ്പണിങ് ബാലൻസ് ആയി എന്റർ ചെയുന്നത് . സർവീസ് ബുക്ക് നോക്കി As on date ,No. of days എന്നിവ കൊടുത്തു GO ഓപ്ഷൻ ക്ലിക്ക് ചെയുക .No. of days  എന്ന കോളത്തിൽ ഭിന്നസംഖ്യ  (fraction ) ദശാംശ സംഖ്യആയി മാറ്റി    (decimal)  എന്റർ ചെയാം (ഉദാ:-ക്രെഡിറ്റിൽ

ആണ് എങ്കിൽ No. of days  എന്ന കോളത്തിൽ 50.90 എന്ന് കൊടുക്കുക .ഇങ്ങനെ കിട്ടാനായി Divide numerator by denominator എന്ന equation ഉപയോഗിച്ചാൽ മതി

ഇനി Go ഓപ്ഷൻ ക്ലിക്ക് ചെയുക .ഇപ്പോൾ താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഒരു പേജിലേക്ക് പോകും

ഇവിടെ date of joining മുതൽ നമ്മൾ മുകളിൽ as on date വരെ എടുത്തിട്ടുള്ള എന്തെല്ലാം ലീവുകൾ എടുത്തിട്ടുണ്ടോ അത് എല്ലാം അവിടെ കാണാൻ കഴിയും .പക്ഷെ അവിടെ ലീവ് ഡീറ്റെയിൽസ് കാണണം എങ്കിൽ സ്പാർക്കിൽ എല്ലാ ലീവ് എൻട്രികളും നടത്തിയിരിക്കണം .മിക്കവാറും ആരും നടത്താറില്ല .half pay leave ,leave without allowance എന്നിവക്ക് മാത്രം ആണ് എൻട്രി നടത്തുന്നത് .മറ്റുള്ള ലീവുകൾക്ക് സാലറി കുറയില്ലല്ലോ .അതുകൊണ്ടു ആരും കൊടുക്കാറില്ല എന്നതാണ് സത്യം .ലീവ് എൻട്രി എല്ലാം കറക്റ്റ് ആണെകിൽ മുകളിൽ as on date ൽ കൊടുത്ത ലീവിന്റെ എണ്ണവും സ്പാര്ക് Calculated Leave balanceചെയിത ലീവും സെയിം ആയിരിക്കും .ഇനി അത് തെറ്റിക്കോട്ടെ അത് നോക്കേണ്ട നമ്മൾ സർവീസ് ബുക്ക് നോക്കി കറക്റ്റ് ആയി മുകളിൽ കൊടുത്തിട്ടുണ്ട് .താഴെ കൺഫേം ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയുക .

ലീവ് അക്കൗണ്ട് ഇടതു സൈഡിൽ ആയി സേവ് ആകുന്നത് കാണാം

ഇനി നമുക്ക് അടുത്ത ഓപ്ഷൻ ഒന്ന് പരിചയപ്പെടാം

2 .Enter Opening Balance on Subsequent Date :-  ഒരു അക്കൗണ്ട് അപ്ഡേറ്റ് ചെയിതു കഴിഞ്ഞാൽ അത് തെറ്റി കഴിഞ്ഞാൽ അത് ഡിലീറ്റ്  ചെയ്യാനോ എഡിറ്റ് ചെയ്യാനോ സ്പാർക്കിൽ ഓപ്ഷൻ ഇല്ല ,പിന്നെ ചെയ്യാൻ പറ്റുന്ന ഒരു ഓപ്ഷൻ ഇതാണ് .ഇതിൽ ചെയ്യ്താലും നേരത്തെ ഉള്ള എൻട്രി അവിടെ കാണും .പക്ഷെ അത് കണക്കു കൂട്ടില്ല .അത് എങ്ങനെ ചെയാം എന്ന് നോക്കാം.

Enter Opening Balance on Subsequent Date  ചേർന്ന് കാണുന്ന ചെറിയ റൗണ്ടിൽ ക്ലിക്ക് ചെയുക അപ്പോൾ താഴെ ആയി ഇങ്ങനെ ഒരു വിൻഡോ വരും

Reason for entering subsequent date :- മാറ്റം വരുത്താനുള്ള കാരണം എന്റർ ചെയുക (ഉദാ :-എഡിറ്റ് എന്നോ മറ്റോ കൊടുക്കുക )As on date ,No. of days എന്നിവ കൊടുത്തു GO ഓപ്ഷൻ ക്ലിക്ക് ചെയുക .ഇപ്പോൾ താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഒരു പേജിലേക്ക് പോകും

ഇവിടെ date of joining മുതൽ നമ്മൾ മുകളിൽ as on date വരെ എടുത്തിട്ടുള്ള എന്തെല്ലാം ലീവുകൾ എടുത്തിട്ടുണ്ടോ അത് എല്ലാം അവിടെ കാണാൻ കഴിയും.മുകളിൽ ഡീറ്റൈൽഡ് ആയി പറഞ്ഞതാണ് .കൺഫോം പറയുക

ലീവ് അക്കൗണ്ട് ഇടതു സൈഡിൽ ആയി സേവ് ആകുന്നത് കാണാം.ഇതാണ് രണ്ടാമത്തെ ഓപ്ഷൻ കൊണ്ട് ഉദ്ദേശിക്കുന്നത് .ഇനി അടുത്തതുതായി

3 .Credit leave based on previous balance.  കറക്റ്റ് ആയി സ്പാർക്കിൽ ലീവ് അക്കൗണ്ട് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നവർ ആണെകിൽ ലീവ് അക്കൗണ്ട് സ്പാർക്ക് തന്നെ തുടർന്ന് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യും .അതിനായി ഈ ഓപ്ഷനിൽ as on date പറഞ്ഞു Go  പറയുക.

ഇപ്പോൾ താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഒരു പേജിലേക്ക് പോകും

ഇവിടെ date of joining മുതൽ നമ്മൾ മുകളിൽ as on date വരെ എടുത്തിട്ടുള്ള എന്തെല്ലാം ലീവുകൾ എടുത്തിട്ടുണ്ടോ അത് എല്ലാം അവിടെ കാണാൻ കഴിയും.മുകളിൽ ഡീറ്റൈൽഡ് ആയി പറഞ്ഞതാണ് .കൺഫോം പറയുക

ലീവ് അക്കൗണ്ട് ഇടതു സൈഡിൽ ആയി സേവ് ആകുന്നത് കാണാം.ഇതാണ് മൂന്നാമത്തെ ഓപ്ഷൻ കൊണ്ട് ഉദ്ദേശിക്കുന്നത് .ഇനി അടുത്തതുതായി

4 . Re-workout leave based on date of Joining in Govt. .ഈ ഓപ്ഷൻ പുതുതായി സർവിസ് കയറിട്ടുള്ള ജീവനക്കാർക്കാണ്   ഉപകരിക്കുക .എല്ലാ ഡീറ്റൈൽസും യഥാസമയം സ്പാർക്കിൽ എൻട്രി നടത്തിയിട്ടുള്ളവർക് ആണ് ഇത് പ്രയോജന പെടുക . as on date മാത്രം നൽകിയാൽ സ്പാർക്ക് തന്നെ ജോയിൻ ചെയ്ത് തീയതി വച്ച് calculate ചെയിതു തരും .ഇതിനായി ഈ ഓപ്ഷൻ സെലക്ട് ചെയുക

as on date പറഞ്ഞു Go  പറയുക.ഇപ്പോൾ താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഒരു പേജിലേക്ക് പോകും

ഇവിടെ date of joining മുതൽ നമ്മൾ മുകളിൽ as on date വരെ എടുത്തിട്ടുള്ള എന്തെല്ലാം ലീവുകൾ എടുത്തിട്ടുണ്ടോ അത് എല്ലാം അവിടെ കാണാൻ കഴിയും.മുകളിൽ ഡീറ്റൈൽഡ് ആയി പറഞ്ഞതാണ് .കൺഫോം പറയുക

ലീവ് അക്കൗണ്ട് ഇടതു സൈഡിൽ ആയി സേവ് ആകുന്നത് കാണാം.ഇത്രയും കാര്യങ്ങൾ ആണ് ലീവ് അക്കൗണ്ട് അപ്ഡേറ്റ് ചെയുമ്പോൾ മനസിലാക്കി ഇരിക്കേണ്ട കാര്യം .

ഇത്രയും അറിഞ്ഞാൽ നമുക്ക് ഈസിയായി മറ്റുള്ള കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യാൻ പറ്റുന്നതാണ് .ലീവ് അക്കൗണ്ട് അപ്ഡേറ്റ് ആയി കഴിഞ്ഞാൽ നമ്മുക്ക് Earned leave അഥവാ ആർജ്ജിതാവധി Half Pay Leave അഥവാ അർധവേതനാവധി എടുക്കുകയോ സറണ്ടർ ചെയ്യുകയോ ചെയാം ,അതുപോലെ Half Pay Leave അഥവാ അർധവേതനാവധി ആയി  എടുക്കുകയോ  Commuted Leave അഥവാ പരിവർത്തിതാവധി .ആയി  എടുക്കുകയോ ചെയാം .മുകളിൽ പറഞ്ഞ എന്ത് ലീവ് എടുക്കണം എങ്കിലും ക്രെഡിറ്റിൽ ലീവ് ഉണ്ടായിരിക്കണം .അത് പോലെ സ്പാർക്കിൽ അപ്ഡേഷനും ഉണ്ടായിരിക്കണം ,

ലീവ് സറണ്ടർ എങ്ങനെ ചെയാം എന്ന് നോക്കാം

സറണ്ടർ ചെയ്യണം എങ്കിൽ ഒരു ഓർഡർ generate ചെയ്യണം .അത് ഗസറ്റഡ് ആയാലും നോൺഗസ്‌റ്റേഡ് ആയാലും .എന്നാൽ മാത്രമേ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാൻ കഴിയു

അതിനായി

Service Matters

Leave/COff/OD Processing –Leave Surrender Orderക്ലിക്ക് ചെയുക .ഇപ്പോൾ താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഒരു പേജിലേക്ക് പോകും

ഈ പേജിൽ താഴെ പറയുന്ന രീതിയിൽ ഫിൽ ചെയുക .നോൺ ഗസ്റ്റ്ഡ് ജീവനക്കാരുടെ കാര്യം ആണ് ഇപ്പോൾ പറയുന്നത് ഗസറ്റഡ് ഓഫീസറുടെ ഇതിനു താഴെ ആയി പറയുന്നതാണ് .

Department          ഓട്ടോ മാറ്റിക് ആയി വരും

Office                      ഓട്ടോ മാറ്റിക് ആയി വരും

Year   Month എന്നിവ default ആയി വരുന്നതാണ് .ആവശ്യം എങ്കിൽ മാറ്റി കൊടുക്കാം

G.O No and Date      ഓട്ടോ മാറ്റിക് ആയി വരും

തൊട്ടു താഴെ ആയി

Empcd

നെയിം             തീയതി                                   ഡേയ്സ്                   as on date   എന്നിവ ഫിൽ ചെയുക

Insert ചെയുക

ക്ലിക്ക് ചെയുക .താഴെ കാണുന്ന പോലെ  ഒരു പേജ് വരുന്നതാണ് .ഇതിന്റെ പ്രിന്റ് ഔട്ട് എടുക്കേണ്ടതുണ്ട് .proceedings ആണ് ഇത് .സാധാരണ proceedings തയാക്കുമ്പോൾ certificate കുടി ഉൾപ്പെടുത്തി ആണ്  proceedings തയാറാക്കുന്നത് .എന്നാൽ ഈ പ്രിന്റ് ഔട്ടിൽ അത് വരാറില്ല .പക്ഷെ നമുക്ക് ആഡ് ചെയിതു പ്രിന്റ് എടുക്കാം .അതിനായി Order No: Date  എന്ന ഓപ്ഷന് താഴെ ആയിട്ടുള്ള ബോക്സിൽ നമുക്ക് ആവശ്യം ഉള്ളത് ടൈപ്പ് ചെയിതു കൊടുക്കാം .ഇതിൽ സർട്ടിഫിക്കറ്റ് മാത്രം ആഡ് ചെയ്താൽ മതി .  The following persons are permitted to surrender earned leave as detailed below and to recieve the surrender leave salary in lieu there of as per G.O(p) GO(P) No 145/2006/Fin dated 25/03/2006 ഈ കാണുന്നത് മാത്രം ആണ് ബോക്സിൽ ഉള്ളത് .അതിന്റെ താഴെ കാണുന്ന certificate കുടി ആഡ് ചെയിതു പ്രിന്റ് എടുക്കാം

Certified that the Earned Leave Surrender is noted in the Service Book and deducted from leave account.

Also certified that number of days of Earned Leave Surrender has not exceeded 30 days in the financial year

അപ്പോൾ ഇങ്ങനെ വരുന്നത് കാണാം

proceedings തയ്യാ റായി .ഇനി ബിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയ്താൽ മതി .ഇതിന്റെ കുട്ടത്തിൽ ഗസറ്റഡ് ഓഫീസർ മാരുടെ എങ്ങനെ ചെയാം എന്ന് നോക്കാം .ഗെസ്റ്റെഡ് ഓഫീസർ മാരുടെ ലീവ് എ ജി ആണ് അപ്ഡേറ്റ് ചെയുന്നത് എങ്കിലും സ്പാർക്കിൽ ബിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യണമെങ്കിൽ ഇത് പോലെ ഓർഡർ ജനറേറ്റ് ചെയ്യണം .നമ്മൾ മുകളിൽ ചെയ്യുന്നതിൽ നിന്ന് ചെറിയ ഒരു വ്യത്യാസം മാത്രം .ആദ്യം ലീവ് സറണ്ടർ   സ്ലിപ്  എ ജി അപ്ഡേറ്റ്  ചെയ്‌തോ എന്നുള്ളത് ചെക്ക് ചെയുക .അതിനായി

Salary Matters –Changes in the month-AG PaySlip details

ക്ലിക്ക് ചെയുക .

താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഉള്ള ഒരു പേജിലേക്കാണ് പോകുന്നത്

Department          ഓട്ടോ മാറ്റിക് ആയി വരും

Office                      ഓട്ടോ മാറ്റിക് ആയി വരും

Employee                   സെലക്ട് ചെയുക. തൊട്ടു താഴെ ആയി ഡീറ്റെയിൽസ് വരുന്നതുകാണാം .

PaySlipDate

05/07/2018

ഇങ്ങനെ ആണ് കാണാൻ കഴിയുക .Validated എന്ന കോളം no എന്നാണ് കാണുന്നത് .ഇവിടെ no ആയാൽ സറണ്ടർ processing നടക്കില്ല .അത് yes ആക്കണം .yes ആക്കുന്നതിനായി സറണ്ടർ sanction ഓർഡർ കറക്റ്റ് ആയി ചെയ്താൽ മതി അത് എങ്ങനെ ചെയാം എന്ന് നോക്കാം .അതിനായി  Validated സൈഡിൽ ആയി കാണുന്ന select എന്ന ഓപ്ഷൻ ക്ലിക്ക് ചെയുക .അപ്പോൾ വലതു സൈഡിൽ ആയി  താഴെ കാണുന്നത് പോലെ ഡീറ്റെയിൽസ് വരുന്നത് കാണാം

ഇവിടെ കാണുന്ന Pay Slip Date,

                                            Pay Slip Number,

Effective Date  എന്നിവ ഒന്ന് നോട്ട് ചെയിതു വെക്കുക . അതിനു ശേഷം

Service Matters

Leave/COff/OD Processing –Leave Surrender Order എടുക്കുക

Department          ഓട്ടോ മാറ്റിക് ആയി വരും

Office                      ഓട്ടോ മാറ്റിക് ആയി വരും

Year   Month എന്നിവ  നമ്മൾ നേരത്തെ എ ജി സ്ലിപ് ൽ നിന്നും നോട്ട് ചെയിതു വച്ചിരിക്കുന്ന തീയതി യും മന്ത് എന്നിവ കൊടുക്കുക .(ഉദാ .സ്ലിപ് തീയതി 05 / 12 / 2019  ആണെകിൽ year 2019 കൊടുക്കുക .month  December കൊടുക്കുക ) ഇതു തന്നെ കൊടുക്കണം എന്ന് പറയുന്നതിന് മറ്റൊരു കാരണം കുടി ഉണ്ട് .ഗസ്റ്റെഡ് ഓഫീസർമാർ മിക്കവാറും സറണ്ടർ നു അപ്ലിക്കേഷൻ അയക്കുന്നത് February,March  മാസങ്ങളിൽ ആണ് മിക്കവാറും.ഇത് sanction ആയി വരുമ്പോൾ അടുത്ത ഫിനാൻഷ്യൽ ഇയർ ആയിട്ടുണ്ടാകും .അപ്പോൾ ഇത് നഷ്ടപ്പെടാനുള്ള സാഹചര്യം കുടി ഉണ്ട് .കാരണം ഒരു  ഫിനാൻഷ്യൽ ഇയർ ഒരു തവണ മാത്രമേ സറണ്ടർ ചെയ്യാൻ അനുവാദമുള്ളൂ .അതുകൊണ്ടു  കുടി ആണ് ഇങ്ങനെ സ്പാർക്കിൽ സെറ്റ് ചെയിതിട്ടുള്ളത് .അപ്പോൾ ലേറ്റ് ആയി വന്നാലും  സറണ്ടർ sanction ആയി വന്നാൽ ബിൽ ജെനെററ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയും .

G.O No and Date      ഓട്ടോ മാറ്റിക് ആയി വരും

തൊട്ടു താഴെ ആയി

Empcd

നെയിം             തീയതി                                   ഡേയ്സ്                   as on date   എന്നിവ ഫിൽ ചെയുക

Insert ചെയുക .ഇത്രയും ചെയ്‌തു കഴിഞ്ഞാൽ നടപടി പൂർത്തിയായി .ഗസ്റ്റെഡ് ജീവനക്കാർക്ക് സ്ലിപ് ഉള്ളതിനാൽ ഇതിൽ നിന്ന് കിട്ടുന്ന പ്രിന്റ് ആവശ്യമില്ല.

ഇനി സറണ്ടർ ബിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയാം . gazetted and non Gazetted രണ്ടു പേർക്കും സറണ്ടർ ബിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയുന്നത് ഒരു പോലെ ആണ്

സറണ്ടർ ബിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയുന്ന വിധം അതിനായ്

Salary Matters

Processing

Leave Surrenderക്ലിക്ക് ചെയുക .ഇപ്പോൾ താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഒരു പേജിലേക്ക് പോകും

Month/Year

Department,

Office(s)

Bill Type     ഇത്രയും കാര്യങ്ങൾ സെലക്ട് ചെയിതു കൊടുക്കുക.വലതു സൈഡിൽ ആയി സറണ്ടർ ഓർഡർ ജെനെററ്റ് ചെയിത ജീവനക്കാരുടെ നെയിം വലതു സൈഡിൽ വരും .ഇവിടെ വേണമെകിൽ income tax ഇതിൽ നിന്ന് കുറവ് ചെയാം .അതിനു ശേഷം

ക്ലിക്ക് ചെയുക .

job complete  അയാൾ job completed successfully എന്ന് മെസ്സേജ് വരും .job completed  ആയാൽ മാത്രം പോരാ നമുക്ക് ബിൽ കുടി ചെക്ക് ചെയ്യണം .ബിൽ പരിശോധിച്ചു ശരി  ആണെങ്കിൽ  ബിൽ ട്രഷറി ക്ക് E submit കൂടി ചെയേണ്ടതുണ്ട് .അത് കുടി നമുക്ക് നോക്കാം

Salary Matters

Bills and Schedules

Leave Surrender

Leave Surrender Billഎന്ന ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക് ചെയുക.താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഉള്ള ഒരു പേജിലേക്കാണ് പോകുക

ഈ പേജിൽ ബിൽ പ്രോസസ്സ് പറഞ്ഞ മാസവും ഇയർ എന്നിവ കൊടുത്തു കഴിഞ്ഞാൽ ബിൽ ഡീറ്റെയിൽസ് കാണാം .വലതു സൈഡിൽ ആയി Surrender Bill,Statement for TSB  എന്നിവ  select  പറഞ്ഞു പ്രിന്റ് എടുക്കാം ശരി ആണെകിൽ ബിൽ നമുക്ക് E submit ചെയാം .അതിനായി

Accounts -Bills-Make bill from payroll ക്ലിക് ചെയുക

താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഉള്ള ഒരു പേജിലേക്കാണ് പോകുക

Department

Office

DDO code

Bill Nature

Select Bill

Bill Type

Head of Account

Select Treasury

ഈ പേജിൽ മുകളിൽ വരുന്ന കാര്യങ്ങൾ സെലക്ട് ചെയിതു Make bill  എന്ന ഓപ്ഷൻ ക്ലിക് ചെയുക .

അപ്പോൾ make bill generated successfully ഒരു ബിൽ നമ്പർ സഹിതം മെസ്സേജ് വരുന്നത് കാണാം .ഇപ്പോൾ ട്രഷറി ക്ക് ബിൽ E submit ചെയ്യാൻ സജ്ജമായി കഴിഞ്ഞു .അടുത്ത നടപടി ബിൽ   E submit ചെയുക എന്നുള്ളതാണ് .

അതിനായി

Accounts -Bills-E_Submit Bill

താഴെ കാണുന്ന രീതിയിൽ ഉള്ള ഒരു പേജിലേക്കാണ് പോകുക.E submit ചെയ്യണമെങ്കിൽ DSC (Digital signature) കമ്പ്യൂട്ടറിൽ കണക്ട് ചെയ്തിരിക്കണം

Department

Office

Bill Nature

DDO code  എന്നിവ സെലക്ട് ചെയിതു കൊടുക്കുക .തൊട്ടു താഴെ ആയി ബില് ഡീറ്റെയിൽസ് വരുന്നതാണ് .അത് സെലക്ട് ചെയ്താൽ വലതു സൈഡിൽ ബ്ലാങ്ക് ആയി കിടക്കുന്ന ഭാഗം ഫിൽ ചെയിതു വരുന്നതായി കാണാം .അതിന്റെ താഴെ ആയി approve and submit ബട്ടൺ കാണാം .അതിൽ ക്ലിക് ചെയുക .അപ്പോൾ DSC ടോക്കൺ പാസ്സ്‌വേർഡ്‌ കൊടുത്തു സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാവുന്നതാണ് .

Cancel Processed  Billബില്ലിൽ തെറ്റു ഉണ്ടെങ്കിൽ ട്രഷറിയില്‍ ഇ-സബ്മിഷന്‍  നടത്തി കഴിഞ്ഞാൽ ട്രഷറിയില്‍  പറഞ്ഞു ക്യാൻസൽ ചെയേണ്ടതുണ്ട്.ട്രഷറിയില്‍ഒബ്ജക്റ്റ് ആണ് ചെയുക .ഒബ്ജക്റ്റ് ആയോ എന്ന് പരിശോധിക്കുന്നതിനായി Accounts-Bills-View prepared pay bills  എന്ന ഓപ്ഷനിൽ പരിശോധിക്കാവുന്നതാണ് .അവിടെ സ്റ്റാറ്റസ് rejected ആണ് കാണിക്കുന്നത് എങ്കിൽ  Accounts >> Bills >> Cancel Bill എന്ന മെനുവില്‍ പ്രവേശിക്കുക. അപ്പോള്‍ നാം ജനറേറ്റ് ചെയ്ത ബില്ലിന് നേരെ ടിക് രേഖപ്പെടുത്തി Cancel  ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തിയാല്‍ മതി.അതിന്ശേഷം പ്രോസസ്സിംഗ് ഓപ്ഷനിൽ കുടി ക്യാൻസൽ ചെയ്യണം.എന്നാൽ മാത്രമേ ബിൽ പൂർണമായും ക്യാൻസൽ ആകുന്നുള്ളു.എന്നിട്ട് ആവശ്യമായ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തി വീണ്ടും ബിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയുക

സറണ്ടർ നടപടി പൂർത്തിയായി .ഇനി അടുത്തതായി ലീവ് എൻട്രി കുടി നോക്കാം

ലീവ് എൻട്രി

അതിനായി

Service Matters

Leave/COff/OD Processing

Leave History ക്ലിക് ചെയുക

Leaves Availed   എന്ന ഒരു പേജിലേക്കാണ് പോകുന്നത്

Department

Office

Employee

Employee നെയിം സെലക്ട് ചെയുക .തൊട്ടു താഴെ

Leave Type എന്ത് തരം ലീവ്എന്നുള്ളത് സെലക്ട് ചെയുക

From എന്ന് മുതൽ

FN/AN സെലക്ട് ചെയുക

To എന്ന് വരെ

FN/AN സെലക്ട് ചെയുക

No of Days ലീവ് എണ്ണം

Purpose reason

Sunday, holiday o leave

if any proposed ഉണ്ടെങ്കിൽ

to be prefixed/suffixed

suffix or prefix

Address during leave period അഡ്രെസ്സ്

Station leave require yes / no

Sanction No ഓർഡർ no

SanctionedBy ആരാണ് sanction ചെയ്യ്തത് insert പറയുക

Leave Type

ഇങ്ങനെ ആണ് ലീവ് എൻട്രി ചെയുന്നത് .സാലറി പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിന് മുൻപായി എല്ലാതരം ലീവ് കളും എൻട്രി വരുത്തേണ്ടതാണ്